طراحی توابع شخصی (UDF) در نرم افزار اکسل (Excel) یکی از پرکاربردترین ابزارهای مورد نیاز افراد در کار با نرم افزار فوق میباشد. در بسیاری از موارد پیش میآید که ما برای نوشتن یک فرمول پیچیده در یک سلول در برنامه اکسل سردرگم میشویم. مخصوصا زمانی که متن فرمول طولانی باشد. البته پیش نیاز نوشتن توابع شخصی در اکسل، داشتن دانش برنامه نویسی در حد عادی با برنامه ویژوال بیسیک (Visual Basic or VB) میباشد.

برای شروع کار، نرم افزار اکسل را باز کرده و از منوی فایل، گزینه Save As را انتخاب کرده و سپس از گزینه Excel Macro Enabled Workbook را انتخاب کرده و سپس نام فایل مورد نظرمان را وارد میکنیم . (به پسوند xlsm دقت کنید)

برای ورود به محیط طراحی توابع از دکمه ترکیبی Alt+F11 و یا از تب Developer، گزینه Visual Basic را انتخاب میکنیم. در این مرحله پنجره جدیدی با نام Microsoft Visual Basic باز میشود.

برای نوشت دستورات، ابتدا از منوی Insert، گزینه Module را انتخاب میکنیم. در این حالت آماده نوشتن کد خواهیم بود. برای مثال دو تابع کوچک مینویسیم :

Function sayHello()

sayHello = "Hello Excel"

End Function

در خط اول از کلمه Function برای ایجاد یک تابع و سپس نام تابع استفاده شده است. نام تابع ما sayHello میباشد.

در خط دوم نام تابع را برای برگرداندن مقدار دلخواه، تایپ کرده و سپس با علامت =، مقدار "Hello Excel" را به آن نسبت داده ایم.

در خط سوم نیز پایان تابع را مشخص کرده ایم.

** توجه ** برای استفاده از توابع در اکسل، حتما در محیط VB از منوی فایل، گزینه save را باید انتخاب کنیم تا توابع طراحی شده در اکسل ثبت شوند. سپس با کلید ترکیبی Alt+F11 به محیط اکسل برگشته و در یکی از سلول ها عبارت ()sayHello= را تایپ میکنیم. در اینجا اکسل فرمان داخل سلول را اجرا کرده و عبارت "Hello Excel" نمایش داده میشود. به عبارت دیگر، تابع sayHello به این فایل اکسل به عنوان یک تابع شخصی اضافه شده است.

تبریک میگویم. اولین تابع شخصی خود را در اکسل نوشتید.

حال نمونه تابع دیگری مینویسیم : (با کلید ترکیبی Alt+F11 با محیط VB بازمیگردیم)

(درست در زیر تابع قبلی دستورات زیر را اضافه میکنیم و بعد از پایان دستورات حتما گزینه save را انتخاب میکنیم)

این تابع جدید، پارامتر داده شده را در عدد 2 ضرب کرده و حاصل را باز میگرداند :

Function zarbX2(x)

zarbX2 = x * 2

End Function

در خط اول کلمه Function و سپس نام تابع zarbX2 و سپس پارامتر x بکار رفته است. پارامتر x برای دریافت عدد از درون برنامه اکسل و ارجاع به تابع ما استفاده شده است.

در خط دوم، نام تابع را جهت بازگزداندن حاصل تابع، نوشته و سپس با علامت = مقدار دهی میکنیم. در اینجا عدد ارسال شده به تابع ما در 2 ضرب شده و سپس به اکسل انتقال خواهد یافت.

در خط سوم نیز پایان تابع را مشخص کرده ایم.

سپس از منوی فایل گزینه save را انتخاب کرده و با کلید ترکیبی Alt+F11 به محیط اکسل برمیگردیم.

در یک سلول خالی عبارت (5)zarbX2= را تایپ میکنیم. همانطور که مشاهده میکنید عدد 10 از تابع طراحی شده ما برمیگردد. یا مثلا در سلول A1 عدد 20 را تایپ کرده و در سلول B1 عبارت (A1)zarbX2= را تایپ کنید. همانطور که مشاهده میکنید، عدد 40 بازگردانده خواهد شد.

این دو تابع نمونه های کوچکی از طراحی توابع شخصی بودند. نرم افزار اکسل با بهره گیری از محیط Visual Basic قابلیت نوشتن توابع خیلی پیچیده را دارا میباشد. برای آگاهی بیشتر از نوشتن توابع پیشرفته، به مراجع Visual Basic مراجعه کنید.